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| Geschrieben von Lorelei Baumgartner |
| Geprüft von Tillmann Albrecht |
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Muster
Vorlage
Sehr geehrte/r [Name des Empfängers],
ich freue mich Ihnen mitteilen zu können, dass Ihr Termin für [Art des Termins] am [Datum] um [Uhrzeit] bestätigt wurde. Wir freuen uns darauf, Sie in unserem Büro/Praxis/Unternehmen begrüßen zu dürfen.
Details des Termins:
Datum: [Datum des Termins]
Uhrzeit: [Uhrzeit des Termins]
Ort: [Adresse des Treffpunkts]
Bitte beachten Sie:
- Bitte kommen Sie pünktlich zum Termin.
- Bringen Sie alle erforderlichen Unterlagen mit.
- Falls Sie den Termin nicht einhalten können, informieren Sie uns bitte rechtzeitig.
Bei Fragen oder Änderungswünschen kontaktieren Sie uns gerne unter [Kontaktinformationen].
Wir freuen uns auf Ihre Teilnahme und stehen für weitere Fragen zur Verfügung.
Mit freundlichen Grüßen,
[Ihr Name]
WORD
Eine Terminbestätigung ist ein wichtiges Kommunikationsmittel, um sicherzustellen, dass alle Parteien über die Einzelheiten eines bevorstehenden Termins informiert sind. Hier sind einige Tipps, wie Sie eine erfolgreiche Terminbestätigung verfassen können:
1. Betreffzeile:
Die Betreffzeile sollte klar und präzise sein, um den Empfänger darüber zu informieren, worum es in der E-Mail geht.
- Gut: Terminbestätigung für Ihr Bewerbungsgespräch am 15. November
- Schlecht: Termin
2. Einleitung:
In der Einleitung sollten Sie höflich den Zweck der E-Mail erklären und den Empfänger persönlich ansprechen.
- Gut: Sehr geehrte Frau Müller,
- Schlecht: Hallo,
3. Bestätigung des Termins:
Stellen Sie sicher, dass Sie den Termin klar bestätigen, indem Sie Datum, Uhrzeit und Ort angeben.
- Gut: Das Bewerbungsgespräch findet am 15. November um 10:00 Uhr in unserem Büro in Berlin statt.
- Schlecht: Wir treffen uns nächste Woche.
4. Bitte um Bestätigung:
Bitten Sie den Empfänger darum, die Terminbestätigung zu bestätigen oder sich bei Änderungen zu melden.
- Gut: Bitte bestätigen Sie den Termin, indem Sie auf diese E-Mail antworten.
- Schlecht: Ändern Sie den Termin, wenn nötig.
5. Kontaktdaten:
Geben Sie Ihre Kontaktdaten an, falls der Empfänger Fragen hat oder den Termin verschieben muss.
- Gut: Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung unter 123-456-7890.
- Schlecht: Keine Kontaktdaten angegeben.
Indem Sie diese Tipps befolgen und relevante Beispiele verwenden, können Sie eine klare und professionelle Terminbestätigung verfassen, die sicherstellt, dass alle Parteien über den Termin informiert sind und rechtzeitig erscheinen.
Frage 1: Warum ist es wichtig, einen Termin zu bestätigen?
Antwort: Die Bestätigung eines Termins zeigt dem Empfänger, dass Sie den Termin ernst nehmen und dafür planen. Es verhindert auch Missverständnisse über den Zeitpunkt und Ort des Treffens.
Tipp: Senden Sie Ihre Terminbestätigung rechtzeitig, idealerweise 1-2 Tage vor dem Termin. Dadurch haben beide Parteien genügend Zeit für eventuelle Änderungen.
Frage 2: Wie sollte eine professionelle Terminbestätigung aussehen?
Antwort: Eine professionelle Terminbestätigung sollte klar, höflich und informativ sein. Sie sollte den Termin, Ort, Zweck und weitere relevante Details enthalten.
Tipp: Verwenden Sie eine klare Betreffzeile, z.B. „Terminbestätigung für Meeting am 25. November um 10:00 Uhr“. Damit wird der Zweck der E-Mail sofort ersichtlich.
Frage 3: Welche Informationen sollten in einer Terminbestätigung enthalten sein?
Antwort: Eine gute Terminbestätigung sollte den Termin, Datum, Uhrzeit, Ort, Ansprechpartner und eventuelle spezielle Anweisungen oder Vorbereitungen enthalten.
Tipp: Fügen Sie auch Kontaktdaten hinzu, falls der Empfänger Fragen hat oder den Termin verschieben muss. Dadurch ist eine reibungslose Kommunikation gewährleistet.
Frage 4: Wie kann man höflich aber bestimmt eine Terminbestätigung formulieren?
Antwort: Verwenden Sie eine professionelle und höfliche Sprache, z.B. „Wir freuen uns darauf, Sie am 25. November um 10:00 Uhr in unserem Büro zu treffen. Bitte bestätigen Sie Ihre Teilnahme, damit wir alles für Sie vorbereiten können.“
Tipp: Vermeiden Sie zu informelle Ausdrücke und bleiben Sie respektvoll. Eine klare und höfliche Kommunikation zeigt Professionalität.
Frage 5: Wann ist es angemessen, eine Terminbestätigung zu versenden?
Antwort: Es ist ratsam, eine Terminbestätigung so früh wie möglich zu versenden, vorzugsweise 1-2 Tage vor dem Termin. Dies gibt dem Empfänger genügend Zeit, um seine Teilnahme zu bestätigen oder Änderungen vorzunehmen.
Tipp: Überlegen Sie, ob die Natur des Termins eine frühere Bestätigung erfordert. Bei wichtigen Treffen oder Terminen könnte es sinnvoll sein, die Bestätigung bereits einige Tage im Voraus zu senden.